PENERAPAN OUTSOURCING PADA SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN
 Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus mampu melakukan inovasi untuk bertahan, salah satunya adalah dengan menerapkan teknologi tepat guna. Sistem informasi merupakan salah satu alat (tool) yang sering digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahan demi mencapai efektifitas dan efesiensi perusahaan. Organisasi (perusahaan) dan sistem informasi memerlukan kontribusi, komitmen dan kepedulian untuk mendapatkan potensi yang sesungguhnya. Efektifitas dan efisiensi  dalam mentransfer teknologi memerlukan perubahan yang terus menerus dan berkelanjutan. Teknologi dan sistem informasi yang merupakan kolaborasi antara teknologi informasi dan komunikasi yang memainkan peran utama pengembangan sistem informasi

Disadari dalam mengembangkan sistem informasi tidak sedikit biaya yang harus dikeluarkan. Perusahaan pun senantiasa melakukan efisiensi biaya dalam berbagai komponen pengeluaran keuangan perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan. Salah satu cara yang dilakukan perusahaan dalam mengembangkan sistem informasi dan sekaligus dalam rangka melakukan efisiensi biaya yaitu dengan sistem outsourcing Selain efisiensi biaya adanya sistem outsourcing ini juga didasari karena adanya keterbatasan yang dimiliki perusahaan baik dalam bidang pengetahuan Sumber daya manusia (SDM) yang dimiliki, keterbatasan informasi, keterbatasan peralatan dan keterbatasan-keterbatasan lainnya. Namun demikian Outsourcing harus dipandang secara jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana dan sumber daya yang lebih sebagai management fee perusahaan outsourcing, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Oleh karena itu pemilihan sistem outsourcing harus dianalisis dan dilakukan dengan baik sehingga sehingga memberikan manfaat yang besar serta mampu meningkatkan dan berkontribusi besar terhadap kinerja perusahaan secara tepat dan efisien.
Pada artikel ini akan mencoba membahas tentang alasan-alasan mengapa perusahaan melakukan outsourcing, bagaimana keuntungan dan kelemahan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan insourcing serta hal-hal apa yang harus diperhatikan dalam penerapan outsourcing.

DEFINISI OUTSOURCING DAN INSOURCING
Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI yang akan diperoleh.
Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsourc. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada.  Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar.
Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem informasi yaitu pendekatan insourcing. Jika outsourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketiga, insourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Insourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan.

ALASAN PERUSAHAAN MELAKUKAN OUTSOURCING
Melakukan outsourcing, baik seluruh operasional ataupun bagian-bagian tertentu mempunyai prospek untuk menurunkan biaya dengan implementasi operasional yang lebih baik, karena dilakukan oleh pihak ketiga yang fokus bisnisnya memberikan pelayanan TI. Menurut Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang (2003) dalam makalahnya di DRUID Summer Conference 2003 menyatakan bahwa tiga pokok utama outsourcing TI untuk memperbaiki Sistem Informasi yaitu meningkatkan kinerja bisnis, menghasilkan pendapatan baru dan yang dapat membantu perusahaan untuk menilai outsourcing. Menurut Taylor (2005) menyatakan bahwa outsourcing pada proyek multinasional IT menjadi lebih umum dalam mengelola resiko proyek untuk menghindari gagalnya proyek dengan mencatat resiko yang spesifik dan membedakan dari pesaing maupun vendor outsourcing yang tidak kompenten. Benefit yang didapat dari outsourcing dapat berupa tangible (seperti keseimbangan biaya outsourcing yang dikeluarkan) dan intangible (tingkat pelayanan yang diberikan secara professional). Tak heran bila kebutuhan terhadap jasa outsource ini semakin meningkat dari tahun ke tahun.
Alasan terkuat yang mendorong organisasi untuk menggunakan outsourcing yaitu tingkat persaingan bisnis yang semakin meningkat. Tingkat persaingan bisnis meningkat dengan meningkatnya kebutuhan teknologi informasi yang dapat meningkatkan nilai bisnis, ini dapat dicerminkan dalam karakteristik strategik secara umum memiliki beberapa faktor yaitu : cost leadership, differentiation, dan focus.
Menurut O’Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya:

1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi.
2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi.
3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
4. Faktor waktu/kecepatan.
5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama.
6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN OUT-SOURCING
Keuntungan dan Kelemahan outsourcing
Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga kelemahan menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain (Jogiyanto, 2003).

1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk outsourcing yang lebih murah dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya tetap outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan.
2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.
3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.
4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak  outsourcer mempunyainya.
5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan yang dimiliki outsourcer.
6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.
7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.
8. Penggunaan sumber daya sistem informasi belum optimal. Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.
9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga perlu diperhatikan diantaranya:

1. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.
2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di  outsource-kan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan  karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya
4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan aplikasi tersebut.
5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika kontrak sudah berjalan.
6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai selesai.

Keuntungan dan Kelemahan insourcing
Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada.

Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :

1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien.
2. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date).
3. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
4. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
5. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri).

KEPUTUSAN OUTSOURCING ATAU INSOURCING
Keputusan untuk mengembangkan sendiri sistem informasinya (insourcing) dan keputusan untuk menyerahkan kepada pihak ketiga pengembangan sistem informasi (outsourcing) pada suatu perusahaan dapat berdasarkan beberapa hal diantaranya berdasrakan budget yang dianggarkan. Berdasarkan besaran budget yang dianggarkan keputusan untuk insourcing atau outsourcing dapat ditentukan sebagai berikut (Jogiyanto, 2003):

1. De facto insourcing

Keputusan ini merupakan keputusan 100 persen budget untuk insourcing yaitu semua pengembangan sistem dan operasinya dilakukan oleh internal organisasi, yaitu biasanya dilakukan oleh departemen sistem informasi atau departemen TI.

1. Total insourcing

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sekitar 80 persen budget) dari pengembangan dan kegiatan operasi TI dilakukan secara internal oleh departemen TI.

1. Selective outsourcing

Keputusan ini merupakan keputusan sebagian besar (sampai dengan 80 persen budget) pengembangan dan operasi TI yang diseleksi dikembangkan dan diopersikan oleh penyedia jasa outsourcing

1. Total out-sourcing

Keputusan ini adalah menyerahkan sebagian besar (lebih dari 80 persen budge) pengembangan dan operasi kegiatan TI kepada penyedia jasa luar
Bila perusahaan melakukan keputusan untuk melaksanakan outsourcing, IT Governance Institute (2005) memberikan aturan baku untuk outsourcing yang memiliki tahapan outsourcing life cycle sebagai berikut :

1. Kesesuaian penanda tanganan kontrak dan penanda tanganan proses yang diselesaikan.
2. Persetujuan Service Level Agreement (SLA)
3. Proses Opersional yang dikembangkan
4. Transisi tahapan layanan dan waktu pembayaran
5. Tim operasional, artikulasi yang jelas hubungan dan interface
6. Transisi dan Transformasi rencana penyelesaian
7. Undang-undang sukses, bonus dan penalti
8. Konsensus dalam menentukan tanggung jawab
9. Penilaian kelanjutan kinerja dan gaya supplier outsource

KESIMPULAN
Dari pembahasan sebelumnya ditunjukkan bagaimana keunggulan dan kelemahan outsourcing dan insourcing. Dalam membuat keputusan apakah perusahaan akan menggunakan outsourcing dan insourcing tentunya tergantung dari kondisi perusahaan dilihat dari keuntungan dan kerugian yang diterima bila perusahaan memilih salah satu dari dua pendekatan tersebut. Kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.
Namuan demikian, Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi sistem informasi.

DAFTAR PUSTAKA
IT Governance Domain Practices and Competencies, 2005. Governance of Outsourcing, The IT Governance Institute
Jogiyanto, 2003. Sistem Teknologi Informasi (Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan). Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
O’Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7^th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York.
Volker Mahnke, Mikkel Lucas Overby & Jan Vang, Strategic IT-Outsourcing: What do we know and need to know, Makalah presentasi dalam the DRUID Summer Conference 2003 on CREATING, SHARING AND TRANSFERRING KNOWLEDGE.The role of Geography, Institutions and Organizations; Copenhagen June 12-14, 2003 (http://www.druid.dk/uploads/tx_picturedb/ds2003-892.pdf)
Taylor, Hazel; The move to outsourced IT projects: key risks from the provider perspective; Proceding : Special Interest Group on Computer Personnel Research Annual Conference, 2005 (http://portal.acm.org/citation.cfm?id=1056006).
http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

Posted in: SIM